Gestión Documental

Ofrecemos un servicio integral de Administración Digital de Documentos vía Internet / Intranet.

En el mundo de los negocios, es de gran importancia poder acceder fácilmente y desde cualquier lugar a la información actual e histórica de la organización. LeadSolutions ofrece una serie de servicios que le ayudarán a dar solución a cualquier problemática relacionada con la gestión documental.

Servicio de Digitalización de Documentos

Convertimos sus documentos físicos a formato digital PDF (o cualquier otro formato: JPG, TIFF, GIF, BMP,...) para que puedan ser almacenados y que posteriormente sean fácilmente consultadas las imágenes resultantes del proceso de digitalización e indexado.

Brindamos servicios de digitalización masiva de documentos en las oficinas de nuestros clientes (in site) o en nuestro domicilio (outsourcing). Escaneo de archivos físicos de grandes dimensiones. Indexación automática.

01
PREPARACION

Se procede a preparar los documentos para facilitar su escaneo:

  • Remover los clips, grapas, sujetadores.
  • Separar los formularios que tienen varias partes, en páginas individuales.
  • Clasificar y agrupar los documentos en lotes.

02
ESCANEO

  • Escaneo de documentos y creación de imágenes en formato TIFF y/o PDF.
  • Procesamiento OCR para los documentos que se haya establecido que se realizará esta operación.
  • Asignar título a cada documento y guardarlo en estructura previamente definida.

03
CONTROL DE CALIDAD

Se verifica lo siguiente:

  • Que el contenido esté completo.
  • Claridad de las imágenes.
  • Que el tamaño, posición, nivel de compresión, orientación de la página y resolución de la imagen sean correctas.
  • Que no haya páginas en blanco.
  • Que el título del documento sea correcto.

04
INDEXADO

  • Elaborar Programas de Indexado Automático.
  • Captura de información de los documentos que no fue posible obtener automáticamente.
  • Control de calidad de indexado.

05
REPOSITORIO

  • Carga de documentos en repositorio documental mediante procesos masivos.
  • Generación de medios magnéticos de respaldo de la documentación digitalizada, debidamente organizada.

06
ENTREGA

  • Se verifica lo siguiente:

    • Entrega de informes de trabajo.
    • Devolución de documentos físicos.
    • Verificación de repositorio documental debidamente cargado con documentos digitalizados.
    • Entrega CD de respaldo de documentos digitalizados.
  • Sabías que…

    • Uno de cada 20 documentos se pierde o está mal archivo y tiene que ser re-creado a un alto costo.
    • Entre el 35 y 50% de la información disponible dentro de una empresa no está indexado de forma centralizada. Esta información se almacena en las bases de datos, PCs y laptops individuales que pueden ser fácilmente dañados, perdidos o robados.
    • Los trabajadores gastan entre un 20% y un 40% de su tiempo en buscar los documentos que necesitan.
    • Entre el 25% y el 33% del espacio de oficina es utilizado para áreas de archivo

    Gestión Documental por Procesos

    El manejo de los documentos forma parte de la actividad cotidiana de una entidad, por tanto no puede estar desligado de los Procesos que la gestionan.

    Le ayudamos a automatizar y optimizar todo su ciclo de vida de los documentos, permitiendo gestionar con seguridad y eficacia toda la documentación corporativa, por compleja que sea la estructura de la entidad.

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    Beneficios de implementar un sistema de Gestión Documental

    La digitalización de documentos e implementación de sistemas de administración electrónica de documentos en una organización supone los siguientes beneficios:

    Mayor control y seguridad en el acceso a la información.

    Mayor eficiencia en la consulta de documentos y expedientes.
    Rápido acceso a los documentos desde cualquier lugar.

    Los documentos digitales no pierden nitidez, ni se deterioran con el paso del tiempo.
    Reducción de riesgos por pérdida de documentos.

    Incremento en la productividad de los equipos de trabajo.

    Almacene sus documentos en la nube

    Le ayudamos a digitalizar, almacenar, organizar y administrar todo tipo de documentos digitales relacionados con su negocio (escrituras, contratos, facturas, fotografías, videos, manuales, reglamentos, …), con la posibilidad de acceder a ellos a través de un Archivo Virtual a través de Internet.

    Ofrecemos un servicio integral de Administración Digital de Documentos vía Internet. Usted podrá contar con un sitio personalizado y con un sistema de claves en el cuál usted determina quién tiene acceso a la información, y que nivel de acciones puede ejecutar sobre los documentos, bibliotecas y expedientes.

    Solicita información, será un gusto atender tu consulta.

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