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Con la implantación de AuraPortal Helium iBPMS, a día de hoy ChevyPlan ha logrado reducir considerablemente el tiempo de entrega de vehículos, teniendo un mayor control de la información y generando automáticamente la documentación requerida.

Sobre la Empresa

Entidad: Plan Automotor Ecuatoriano S.A.

Dirección: Av. Galo Plaza Lasso N47-67 y Pasaje Sánchez Melo (Ecuador)

Web: www.chevyplan.com.ec

Productos y Servicios: Plan de Ahorro programado para la obtención de vehículos nuevos Chevrolet

Mercado Objetivo: Ecuador

Extracto

ChevyPlan, es la marca líder en compra planificada de vehículos Chevrolet nuevos, con once años en el Ecuador y más de veinte años en la Región Andina.

ChevyPlan incentiva y desarrolla una cultura de planificación dentro de la industria automotriz para la obtención de vehículos nuevos Chevrolet, ofreciendo productos y servicios de calidad, con personal capacitado, comprometido y motivado.

Gracias a la confianza de miles de clientes han entregado hasta la fecha más de dieciséis mil vehículos, clientes que se han beneficiado de esta opción inteligente que genera ahorro a través de la planificación inteligente.

La Problemática

Debido al crecimiento de la empresa, el seguimiento y gestión de entrega de vehículos por cada uno de los clientes demandaba una gran carga operativa de las diferentes áreas para llevarla a cabo, así como la generación y revisión manual de documentación que generaba un tiempo excesivo en aprobaciones y recolección de firmas, considerando además la alta probabilidad de errores que podrían causar reproceso.

Frente a esto, ChevyPlan consideró imperativo implementar un software que le permitiera controlar todas las instancias del proceso de entrega de vehículos, con herramientas de generación de documentos y sistema de notificaciones, y sobre todo conectividad con sus sistemas internos.

La Solución

ChevyPlan seleccionó la herramienta AuraPortal Helium iBPMS con el objetivo de gestionar sus procesos internos integrando la información de sus sistemas, ampliando la participación de proveedores y empresas externas y controlando el seguimiento de los mismos.

La implementación de procesos con AuraPortal se inició con un proceso base que permitió el envío de órdenes de facturación y la generación de documentos y que, gracias a las capacidades de AuraPortal para gestionar la Mejora Continua, ha ido optimizándose hasta que hoy en día se ha transformado en un proceso que integra varias áreas de la empresa y empresas externas como Aseguradoras, Notarías y Concesionarios, generando toda la documentación en línea.

El satisfactorio resultado de este primer proyecto ha impulsado a ChevyPlan a avanzar hacia la excelencia empresarial a través de un nivel alto de maduración de la Gestión por Procesos. En este aspecto, ya se ha utilizado AuraPortal para automatizar procesos como Compras, Mantenimientos, Cesión de Derechos, etc., que permiten a la organización agilizar sus procesos y eliminar las actividades manuales.

Los Resultados

La implementación ha sido llevada a cabo con éxito por LeadSolutions Cia. Ltda., Partner de AuraPortal en Ecuador.

Con la plataforma AuraPortal Helium iBPMS se ha logrado que todas las áreas estén comunicadas y reciban notificaciones y alertas de sus actividades, se ha disminuido sustancialmente la carga operativa manual y la tendencia es a utilizar documentos electrónicos.

La potencialidad de AuraPortal ha logrado que se obtengan beneficios como:Generación de órdenes de facturación.
Generación de documentación automática.
Integración con sistemas internos y sistemas de proveedores (Concesionarios, Aseguradoras, Notarías).
Notificaciones y alertas en las diferentes fases del proceso.
Adicionalmente se han integrado áreas como Tesorería y Seguros que realizan procesos complementarios utilizando la información y Reglas de Negocio implementadas en el proceso.

La versatilidad para implementar procesos y realizar cambios en los procesos de manera ágil y rápida sin necesidad de programación ha permitido a la organización responder de manera rápida a los diferentes cambios del ámbito legal y de negocio.

“Gracias a AuraPortal se ha logrado descentralizar procesos críticos de la empresa, como por ejemplo la Entrega de Vehículos, hoy en día en este proceso intervienen Concesionarios, Notarías y Aseguradoras permitiendo generar la información de manera ágil y sin reprocesos manuales ”.

Paúl Castro N., Coordinador de Proyectos

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